1. Medios mediante los cuales obtenemos los datos
Los datos personales pueden obtenerse directamente de la persona titular o de quien solicite legítimamente la gestión, mediante WhatsApp, llamadas telefónicas, correo electrónico, fotografías, archivos escaneados, documentos enviados por mensajería, comprobantes de transferencia y comunicaciones relacionadas con el servicio.
El sitio web no cuenta con formulario de contacto. La comunicación comercial y operativa se dirige principalmente a WhatsApp y al correo electrónico contacto@apostillamonterrey.com.
2. Datos personales que pueden ser tratados
Identificación y contacto
Nombre, apellidos, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, estado civil, firma, CURP, RFC, datos de identificación oficial, pasaporte, teléfono, WhatsApp, correo, domicilio, domicilio de entrega, país de residencia y país de destino.
Datos registrales y familiares
Tipo de acta, número, libro, Oficialía, municipio, fecha de registro, nombres de padres, cónyuges, hijos, ascendientes, descendientes y demás información contenida en constancias del Registro Civil.
Datos fiscales y financieros
Comprobantes de transferencia, referencias de pago, importes, datos bancarios para devoluciones y datos fiscales necesarios para emitir factura.
Documentos y mensajería
Fotografías o archivos escaneados de actas, identificaciones, títulos, certificados, documentos notariales, antecedentes no penales, certificados médicos, resoluciones, documentos históricos o parroquiales, así como datos de entrega y envío.
3. Datos personales sensibles
De manera excepcional, algunos documentos pueden revelar información relacionada con salud, religión, origen étnico, adopción, identidad, preferencia sexual u otras circunstancias de la esfera íntima.
Cuando un expediente concreto contenga datos personales sensibles y no resulte aplicable una excepción legal, se solicitará una autorización específica, expresa y por escrito, mediante firma autógrafa, firma electrónica o un mecanismo de autenticación inequívoco. Esta autorización especial no se solicita de manera general para todos los servicios.
4. Finalidades primarias y necesarias
- Identificar a la persona solicitante y verificar la información necesaria para prestar el servicio.
- Localizar actas, Oficialías, libros, archivos y documentos.
- Determinar si procede apostilla, legalización u otro trámite previo.
- Obtener actas certificadas, copias fieles del libro y otros documentos.
- Presentar, gestionar, pagar derechos, recoger y dar seguimiento a trámites ante autoridades competentes.
- Recibir documentos originales cuando el servicio de otros documentos lo requiera.
- Solicitar información faltante, comunicar avances y coordinar la entrega.
- Emitir cotizaciones, comprobantes, facturas y documentación administrativa.
- Gestionar pagos, devoluciones, cancelaciones, aclaraciones, incidencias o reembolsos.
- Contratar y coordinar mensajería nacional o internacional.
- Conservar evidencia de la relación jurídica, pagos y cumplimiento del servicio.
- Atender derechos ARCO, revocaciones, limitaciones y requerimientos de autoridad.
5. Finalidades secundarias
Con autorización de la persona titular, el número de WhatsApp podrá utilizarse para enviar promociones, novedades, información de nuevos servicios, recordatorios y solicitudes de reseña.
La negativa o revocación para estas finalidades no afectará la prestación del servicio. Puede solicitarse la baja enviando la palabra “BAJA” por WhatsApp o escribiendo a contacto@apostillamonterrey.com.
6. Datos de menores y de terceras personas
Los datos de menores serán tratados únicamente en relación con sus constancias del Registro Civil o con documentos necesarios para la gestión solicitada.
Cuando el cliente proporcione datos o documentos de familiares, ascendientes, descendientes, cónyuges, representados u otras personas, manifiesta que cuenta con autorización, representación, interés legítimo o base jurídica suficiente para entregarlos y solicitar la gestión. El responsable podrá solicitar documentación adicional para comprobar dicha legitimación.
7. Autoridades, proveedores y comunicaciones de datos
Los datos podrán comunicarse, en la medida estrictamente necesaria, a autoridades del Registro Civil, Oficialías, Archivo Histórico, Unidad de Legalizaciones, Tesorería y demás autoridades estatales o federales competentes.
Para realizar envíos podrán proporcionarse datos de contacto y entrega a FedEx, DHL o Estafeta. El correo electrónico y el alojamiento del sitio pueden operar mediante servicios de Hostinger.
No enviamos documentos directamente a consulados o autoridades extranjeras. Los documentos tramitados se entregan al cliente o a la persona que éste indique legítimamente.
8. Conservación, devolución y destrucción
Los expedientes digitales de trabajo, fotografías de actas, copias fieles, identificaciones y documentos escaneados se conservan durante la vigencia del trámite y, como regla general, hasta quince días naturales después de la entrega o conclusión. Después se eliminan de los equipos y dispositivos utilizados, salvo que deban bloquearse o conservarse por obligaciones fiscales, contractuales, contables, de defensa jurídica o por disposición legal.
Los comprobantes de transferencia y datos bancarios para devoluciones se conservan durante el trámite y por el tiempo necesario para cumplir las obligaciones aplicables.
Los documentos físicos originales no reclamados se conservan durante treinta días naturales después de concluir el servicio. Si el cliente solicita su devolución, serán enviados a su costa; en caso contrario, serán destruidos de forma segura.
9. Seguridad y confidencialidad
El acceso a los expedientes está limitado a tres personas del equipo. Se aplican medidas administrativas, técnicas y físicas razonables, entre ellas control de acceso, contraseñas, resguardo temporal en computadora y teléfono, deberes de confidencialidad, eliminación periódica y destrucción segura.
Cuando ocurra una vulneración que afecte significativamente los derechos patrimoniales o morales de la persona titular, se le informará conforme a la legislación aplicable.
10. Derechos ARCO, revocación y limitación
La persona titular puede ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición, revocar su consentimiento o solicitar la limitación del uso o divulgación de sus datos enviando una solicitud exclusivamente al correo contacto@apostillamonterrey.com.
La solicitud deberá contener:
- Nombre de la persona titular y correo para recibir notificaciones.
- Documento que acredite su identidad y, en su caso, la personalidad de su representante.
- Descripción clara de los datos personales relacionados con la solicitud.
- Derecho que desea ejercer o petición concreta.
- Elementos que faciliten la localización del expediente.
- En caso de rectificación, la modificación solicitada y documentación que la sustente.
La determinación será comunicada dentro del plazo legal aplicable. Cuando la solicitud resulte procedente, se hará efectiva dentro del plazo correspondiente. El ejercicio de los derechos ARCO es gratuito, sin perjuicio de los costos de reproducción, copias o envío que procedan.
12. Cambios al aviso de privacidad
Las modificaciones al presente aviso se comunicarán mediante su publicación en apostillamonterrey.com, dentro de esta misma sección. Cuando una modificación requiera un nuevo consentimiento, éste será solicitado antes de aplicar la nueva finalidad o tratamiento.
13. Consentimiento y contratación del servicio
Cuando este aviso haya sido puesto a disposición, el tratamiento de datos ordinarios podrá sustentarse en el consentimiento o en las excepciones legales aplicables, incluida la relación jurídica derivada del servicio.
El pago total o parcial implica la aceptación de los términos comerciales del servicio y el reconocimiento de que este aviso fue puesto a disposición del cliente. El pago no sustituye la autorización específica que pueda requerirse cuando el expediente contenga datos personales sensibles.
14. Avisos simplificados y textos complementarios
Aviso simplificado para WhatsApp
Alfredo Saenz Montemayor, quien opera bajo el nombre comercial Apostilla Express Monterrey, con domicilio en Calle Aramberri 1623 Oriente, Centro, Monterrey, Nuevo León, C.P. 64000, es responsable del tratamiento de los datos que proporcione por WhatsApp. Serán utilizados para cotizar, contratar, localizar, obtener, apostillar, legalizar, dar seguimiento y enviar documentos; realizar pagos, facturación, devoluciones y atender aclaraciones. También podrán utilizarse, con su autorización, para promociones y solicitud de reseñas por WhatsApp. Puede solicitar la baja enviando “BAJA”. Para limitar el uso, revocar el consentimiento o ejercer derechos ARCO escriba a contacto@apostillamonterrey.com.
Aviso simplificado para correo electrónico
Los datos y documentos enviados a contacto@apostillamonterrey.com serán tratados por Alfredo Saenz Montemayor, responsable de Apostilla Express Monterrey, para atender su solicitud, prestar el servicio de gestoría, mantener comunicación, facturar, gestionar pagos o devoluciones y coordinar entrega. Podrán comunicarse a autoridades y empresas de mensajería cuando resulte necesario. Para ejercer derechos ARCO o revocar su consentimiento utilice este mismo correo.
Cláusula para datos de familiares y terceros
La persona contratante manifiesta que los datos y documentos de familiares, ascendientes, descendientes, cónyuges, menores, representados o terceros que proporcione se entregan con autorización, representación, interés legítimo o base jurídica suficiente para solicitar la gestión. Asimismo, se obliga a proporcionar información correcta y pertinente.
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Contacto para asuntos de privacidad
Las solicitudes relacionadas con datos personales se reciben exclusivamente por correo electrónico: